Enterprise resource planning (ERP) is een computerprogramma (software) dat gebruikt wordt binnen organisaties ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf.
Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma's (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen, zoals computerprogramma's die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden.
Waarbij voorheen veel bedrijven gebruikmaakten van verschillende programma's om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen (afdelingen) worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERP-systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en mogelijk kostenreductie.
Voordelen Met behulp van de ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie door het hele bedrijf, door iedereen, bruikbaar is. Vroeger had elke afdeling een eigen systeem en moesten de data in elk systeem opnieuw ingevoerd worden. ERP-systemen zijn vaak goed geïntegreerd waardoor eenmalige opslag van gegevens mogelijk is. Een ingevoerde verkooporder zal door het ERP-systeem onder andere worden verwerkt tot automatisch gegenereerde inkooporders en automatisch geplande personeelsinzet.
Nadelen ERP-systemen kunnen behoorlijk duur zijn. Omdat ze soms niet naadloos aansluiten op de bedrijfsprocessen moet de software worden aangepast en aanvullende software worden ontwikkeld. Daardoor kunnen de implementatiekosten zeer hoog zijn en dat dure aanpassingsproces zou telkens terug kunnen keren bij iedere volgende release van het pakket.
Mogelijke valkuilen van een ERP-systeem zijn meestal gerelateerd aan de implementatie en de organisatie zelf. Organisaties en managers zullen zich bewust moeten zijn van de grote veranderingen die implementatie van een ERP-systeem met zich meebrengt. Een goed softwaresysteem alleen is niet voldoende, er zal ook aandacht besteed moeten worden aan de werknemers. Als het systeem mentaal niet wordt geaccepteerd kan het bedrijf zich beter het geld van implementatie besparen. ERP-software is niets waard zonder een juiste implementatie van mensen, gebruiksregels en behoud van functionaliteit. (1999): 'ERP implementation' in Harvard Business Review, Volume 77, Issue 1; ; (1999): 'Critical issues affecting an ERP implementation' in Information Systems Management, Volume 16, Issue 3, p. 7 Een goede implementatie vereist betrokkenheid, supervisie, herkenning en bereidheid om met het systeem te werken.
Selectie Het aanschaffen van software voor deeltoepassingen was nog betrekkelijk eenvoudig want slechts enkele specialisten binnen het bedrijf hoefden ermee te werken. Er was softwaretechnisch nog geen samenwerking met andere disciplines en iedereen kon zijn eigen software naar believen inrichten. De communicatie tussen afdelingen bleef ongewijzigd en de kosten en impact op de organisatie waren vooraf goed te overzien.
Bij ERP-systemen verandert dat; er ontstaat een strakke samenwerkingsvorm tussen de afdelingen, er moeten vooraf goed doordachte afspraken worden gemaakt anders kan een redelijk lopende informele organisatie veranderen in een te formele organisatie die vergeet waar het eigenlijk om draait: een soepel lopend bedrijfsproces.
Omdat een ERP-systeem zo'n grote invloed heeft op de organisatie, is het verstandig zeer zorgvuldig met de selectie ervan om te gaan en niet over één nacht ijs te gaan. Bij de selectie van ERP-software kunnen de volgende stadia voor komen: Onderzoek eigen bedrijfsprocessen. Breng de eigen werkwijzen in kaart en stel ze op papier en denk aan optimalisaties en de toekomstplannen. Opstellen Programma van Eisen en Wensen (PVE). Hierin wordt beschreven wat van een ERP-pakket wordt verwacht en wat “leuk” is om te hebben. Onderzoek leveranciers. Door onderzoek kan men met behulp van een paar in het oog springende harde eisen een lijst opstellen van een beperkt aantal potentiële leveranciers. Deze potentiële leveranciers krijgen de eisen- en wensenlijst toegezonden met het verzoek intern te onderzoeken of ze hieraan kunnen voldoen en hiervan een schriftelijke rapportage terug te melden. Opstellen businesscase. Praktijkvoorbeelden van het primaire proces én de belangrijke secundaire processen worden uitgewerkt. Demonstratie. Aan de hand van de businesscase wordt door de potentiële leveranciers een demonstratie gegeven. Hands-on demo. De belangrijkste gebruikers worden in staat gesteld om zelf achter de computer, begeleid, kennis te maken met het beoogde ERP-pakket. Principebeslissing. Aan de hand van alle voorgaande stappen wordt een principebeslissing genomen. Contractbesprekingen.
Implementatie Een succesvol ERP-project kan de productiekosten doen dalen, productietijd verkorten, klantenservice verbeteren, voorraden verlagen, etc. wat kan leiden tot kostenbesparing. Echter, hiertoe dient eerst het ERP-pakket succesvol geïmplementeerd te worden. Het implementeren van een ERP-pakket is een moeilijk project omdat ERP-pakketten zo omvangrijk zijn. ERP-pakketten brengen vaak grote veranderingen van de bedrijfsprocessen met zich mee, maar dit aspect wordt vaak onderschat door organisaties. Uit onderzoek blijkt dat zelfs 40% tot 50% implementatieprojecten van ERP-pakketten mislukken. (2000): Enterprise Resources Planning and Beyond: Integrating Your Entire Organization, St. Lucie Press Ander onderzoek gaat hier zelfs verder in door te stellen dat een project mislukt is wanneer de implementatie het in het projectvoorstel vastgestelde ‘Return on investment’ niet haalt. Vanuit dit oogpunt mislukt 60% tot 80% van de implementatietrajecten.; (2000): ERP: Tools, Techniques, and Applications for Integrating the Supply Chain, St. Lucie Press Oorzaken voor mislukken van ERP-projecten zijn o.a.:
Slechte of onduidelijke strategische doelstellingen, Steun van het topmanagement ontbreekt, Slecht projectmanagement, Eindgebruikers zijn slecht of niet opgeleid, Data zijn onjuist geïmporteerd vanuit het oude IT-systeem.
Nadat het best passende ERP-pakket voor de organisatie is geselecteerd zijn er elf stappen die doorlopen moeten worden om het ERP-pakket succesvol te implementeren:; ; (2003): 'Enterprise Resource Planning. Implementation procedures and critical success factors' in European Journal of Operational Research, p. 241-257 Evalueer het pre-implementatieproces. Draag zorg voor de juiste uitvoering van het selectieproces van het ERP-systeem. Installeer en test de hardware. Voordat de software wordt geïnstalleerd is het belangrijk om te testen of de hardware werkt naar verwachting en voldoet aan de specificaties. Installeer en test de software. In veel gevallen zal de leverancier van de software deze software installeren en testen of hij werkt naar verwachting en voldoet aan de specificaties. Opleiden gebruikers. De gebruikers van het ERP-systeem moeten worden getraind om het ERP-systeem te kunnen gebruiken Opleiden en testen door middel van een pilot. Door de pilot wordt het systeem getest en wordt getest of de gebruikers het systeem begrijpen. Het projectteam ontwerpt een case die het volledige systeem benut. In veel gevallen is dit van een order van een klant tot en met het verzenden van een order. Beveiliging en autorisatie. Nadat de gebruikers zijn getraind dient het systeem te worden beveiligd; het toekennen van autorisatie aan de juiste medewerkers zodat zij toegang hebben tot de benodigde informatie. Exporteren en importeren van data. De data uit de oude IT-systemen moeten op een dusdanige manier worden geïmporteerd in het nieuwe ERP-systeem dat gebruikers met de data kunnen werken. Procedures en instructies. Procedures en werkinstructies moeten worden opgesteld. Ingebruikname van het ERP-systeem. Organiseer een kick-off, met andere woorden, het moment waarop de complete organisatie met het nieuwe ERP-systeem gaat werken. Er zijn verschillende methoden om de ingebruikname te faciliteren, denk hierbij aan invoering-ineens of gefaseerde invoering. Afsluiting. Een belangrijke stap waarin de organisatie viert dat een groot project is afgerond. De afsluiting benadrukt onder andere het belang van het project. Nazorg. Het is belangrijk te realiseren dat na implementatie het ERP-systeem het gebruik van het ERP-systeem nog geen routine is. Kinderziektes moeten worden geëlimineerd, en medewerkers moeten thuis raken in het gebruik van het systeem.
Geschiedenis Omdat de capaciteiten van computers en de verschillende programmeertalen tot voor de jaren 1980 te beperkt bleven, bleef het beeld van een enkel geïntegreerd informatiesysteem voor de gehele organisatie jarenlang een utopie. In plaats daarvan ontwikkelden ondernemingen voor elke functionaliteit een afzonderlijk informatiesysteem. Vaak waren de verschillende systemen amper met elkaar geïntegreerd. Als gevolg daarvan was het bijvoorbeeld onmogelijk om data van de verkoop en de productie te combineren met die van de boekhouding. Dezelfde data moesten dan ook dikwijls in verschillende informatiesystemen ingevoerd worden, wat duidelijk inefficiënties en kans op fouten met zich meebrengt. Vanaf de jaren 1980 echter begonnen bepaalde softwareondernemingen in Duitsland, Nederland, de Verenigde Staten de droom van een geïntegreerd systeem na te streven, wat leidde tot informatiesystemen met meerdere functionele toepassingen die een enkele database deelden. Een enkele transactie, bijvoorbeeld een verkoop, had tot gevolg dat automatisch alle data bijgewerkt werd, zoals financiële en voorraadgegevens.
De oorsprong van het ERP-systeem kan gesitueerd worden in de jaren 1960. Tijdens deze periode ontstond bij heel wat ondernemingen de behoefte aan een systeem om de voorraad bij te houden. In die tijd was het nog mogelijk om grote voorraden aan te houden en toch nog competitief te zijn. De belangrijkste doelstelling van deze voorraadcontrolesystemen was enkel op een gecentraliseerde basis controle behouden over de grote voorraad. Vanaf de jaren 1970 werd het echter duidelijk dat ondernemingen niet langer de luxe hadden grote hoeveelheden voorraad aan te houden. Dit leidde geleidelijk tot de ontwikkeling van material requirements planning (MRP) systemen. Voor de eerste maal werd gebruikgemaakt van een master production schedule (MPS). Een MPS specificeert de hoeveelheid gereed product die nodig is tijdens elke planningsfase. Aan de hand van een bill of material kan dan een planning gemaakt worden van de hoeveelheid grondstoffen en onderdelen die nodig is in elke fase, afhankelijk van de noodzakelijke productietijd. Met behulp van een accuraat voorraadsysteem dat de bestaande, maar ook de nog te leveren voorraad nauwgezet bijhoudt, kan dan de netto materiaalbehoefte bepaald worden. Dit betekende een heuse stap vooruit op het vlak van productiviteit.